Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung nach dieser Erklärung ist die WSK Software GmbH, Wupperstr. 15, 42897 Remscheid, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Stephan Kaupa, Telefon: +49 2191 5684290.

Für Fragen zum Datenschutz und um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie an datenschutz@swiftpilot.ai.

Diese Erklärung gilt für die Website swiftpilot.ai, für das Swiftpilot-Konto unter konto.swiftpilot.ai und für die Arbeitsbereiche von Swiftpilot, soweit wir selbst über die Verarbeitung entscheiden: bei Anfragen über die Website, beim Konto, bei Vertrag und Zahlung, bei den E-Mails, die wir senden, und beim Betrieb der Plattform.

Was unsere Kunden in ihre Arbeitsbereiche geben oder dort entstehen lassen, verarbeiten wir in ihrem Auftrag nach Art. 28 DSGVO, etwa Gespräche mit Besuchern ihrer Websites, Kontaktanfragen, Wissen, Abläufe und Daten aus verbundenen Systemen. Verantwortlich dafür ist der jeweilige Kunde; die Einzelheiten regelt unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wenn Sie auf der Website eines Unternehmens mit dessen Website-Assistenten schreiben oder als Beschäftigter eines Kunden mit Swiftpilot arbeiten, wenden Sie sich mit Fragen zu diesen Daten an dieses Unternehmen. Anfragen, die uns dazu erreichen, leiten wir an den Kunden weiter.

Das Swiftpilot-Konto und die Arbeitsbereiche laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Nürnberg. Die Dateien der Arbeitsbereiche, etwa Dokumente im Wissen und Anhänge, liegen verschlüsselt im Objektspeicher von Hetzner in Nürnberg, mit einer Kopie im Rechenzentrum Falkenstein. Die Sicherungen der Datenbanken liegen im Speicher von Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Auch die Website läuft auf Servern in Deutschland.

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browser, um die Seite auszuliefern und vor Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Schriften und alle anderen Bestandteile der Seite liefern wir selbst aus. Ohne Ihre Zustimmung lädt die Seite nichts von Dritten.

Die Website legt im lokalen Speicher Ihres Browsers zwei Einträge an: Ihre Antwort auf die Frage nach der Messung (swiftpilot-consent) und, wenn Sie das Design umschalten, ob Sie die helle oder die dunkle Darstellung möchten (swiftpilot-theme). Beides bleibt in Ihrem Browser und wird nicht an uns gesendet. Diese Speicherung ist für die Funktionen, die Sie nutzen, unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Nur wenn Sie zustimmen, laden wir Google Tag Manager der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Er lädt nur die Dienste, denen Sie zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Statistik: Google Analytics der Google Ireland Limited misst, wie die Website genutzt wird, etwa welche Seiten aufgerufen werden, über welche Seite Besucher kommen und mit welchem Gerät. Dafür legt Google Analytics Cookies in Ihrem Browser ab. Speicherung für Werbung erlauben wir dabei nicht.

Werbemessung: Zusätzlich erkennen Google Ads der Google Ireland Limited und das LinkedIn Insight Tag der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland, ob ein Besuch oder eine Anfrage für einen Testzugang auf eine unserer Anzeigen zurückgeht. Dafür legen beide Cookies in Ihrem Browser ab, die den Klick auf eine Anzeige wiedererkennen. LinkedIn nutzt Besuche der Website auch, um Zielgruppen für unsere Anzeigen auf LinkedIn zu bilden. Personalisierte Werbung über Google erlauben wir nicht.

Google und LinkedIn können Daten an Google LLC und LinkedIn Corporation in den USA übermitteln. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US-Datenschutzrahmen (Art. 45 DSGVO), nach dem beide Unternehmen zertifiziert sind.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fuß der Seite widerrufen oder einschränken. Die Seite lädt dann neu, ohne die Dienste, denen Sie nicht mehr zustimmen.

Wenn Sie einen Testzugang anfragen, speichern wir Ihren Namen, Ihr Unternehmen, Ihre E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Ihre Telefonnummer, Ihre Nachricht und wer Ihnen Swiftpilot empfohlen hat, dazu die Sprache und die Seite, von der aus Sie angefragt haben. Wir nutzen diese Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Ihren Testzugang einzurichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Unser Vertrieb erhält Ihre Anfrage per E-Mail, Sie erhalten eine Bestätigung.

Gegen automatisierte Anfragen löst Ihr Browser vor dem Absenden eine kleine Rechenaufgabe, die unser Server stellt und prüft. Dafür werden keine Daten an Dritte übermittelt und keine Cookies gesetzt. Ihre IP-Adresse nutzen wir nur im Arbeitsspeicher, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen; wir speichern sie nicht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir löschen Ihre Anfrage, wenn sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht, spätestens ein Jahr nach ihrer letzten Bearbeitung.

Im Swiftpilot-Konto unter konto.swiftpilot.ai verwalten die Administratoren einer Organisation deren Arbeitsbereiche, Mitglieder, Pakete und Zahlung. Für Ihr Konto speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort als Hashwert, Ihre bevorzugte Sprache, den Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung und die Organisationen, deren Mitglied Sie sind, seit wann. Zu jeder Organisation speichern wir ihren Namen und ihre Kennungen bei Stripe. Einladungen gelten sieben Tage, Links zum Zurücksetzen des Passworts eine Stunde; von beiden speichern wir nur einen Hashwert. Lädt ein Administrator Sie ein, erhalten wir Ihre E-Mail-Adresse von ihm.

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihnen das Konto bereitzustellen und den Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zum Schutz vor Angriffen begrenzen wir Anmeldeversuche je IP-Adresse und E-Mail-Adresse; die IP-Adresse halten wir dafür nur im Arbeitsspeicher und speichern sie nicht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Änderungen an einer Organisation, etwa Einladungen, halten wir mit der E-Mail-Adresse der handelnden Person in einem Protokoll fest.

Ihre Anmeldung hält ein Cookie (sp-konto), das nur an die Schnittstelle des Kontos und nur über verschlüsselte Verbindungen gesendet wird und das Skripte im Browser nicht lesen können. Es gilt 14 Tage und verlängert sich, solange Sie das Konto nutzen; beim Abmelden wird es gelöscht. Sprache und Design speichert das Konto im lokalen Speicher Ihres Browsers. Beides ist für den Dienst, den Sie nutzen, unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Nimmt ein Administrator für die Organisation die AGB und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung an, speichern wir, wer welche Fassung wann angenommen hat, mit seiner E-Mail-Adresse, als Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Diesen Nachweis bewahren wir drei Jahre über das Ende des Jahres hinaus auf, in dem der letzte Vertrag der Organisation endete; dann löschen wir die Organisation mit ihren Konten.

Ihr Konto bleibt bestehen, bis Sie seine Löschung verlangen; schreiben Sie dazu an datenschutz@swiftpilot.ai. Gehört es zu keiner Organisation mehr, löschen wir es ein Jahr nach Ihrer letzten Anmeldung.

Jeder Kunde erhält einen oder mehrere Arbeitsbereiche unter einer eigenen Adresse auf swiftpilot.ai, jeden mit eigener Datenbank. Dateien, etwa Dokumente im Wissen und Anhänge in Gesprächen, beim Pilot und in eingehenden E-Mails, verschlüsselt der Arbeitsbereich, bevor er sie im Objektspeicher ablegt, jede mit einem eigenen Schlüssel. Ihre Inhalte verarbeiten wir im Auftrag des Kunden (siehe „Wofür diese Erklärung gilt“).

Mitglieder eines Arbeitsbereichs melden sich mit Benutzername und Passwort an oder über einen Link aus dem Swiftpilot-Konto, der zwei Minuten und nur einmal gilt. Die Anwendung hält die Anmeldung im Sitzungsspeicher des Browser-Tabs: Zugangsschlüssel, Erneuerungsschlüssel, Name und Rechte, dazu den zuletzt gewählten Agenten und den Zustand der Seitenleiste. Beim Abmelden werden die Schlüssel gelöscht, beim Schließen des Tabs alles. Design und Sprache speichert sie im lokalen Speicher des Browsers. Cookies setzt ein Arbeitsbereich nicht.

Für Betrieb und Abrechnung erhalten wir aus jedem Arbeitsbereich nur Kennzahlen ohne Inhalte, etwa die Zahl der Gespräche, die gezählten Vorgänge und den Verbrauch von KI-Budget je Modell im Abrechnungszeitraum, die Zahl der Nutzer und der Dokumente sowie Kennung und Größe gespeicherter Dateien, nicht ihre Namen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Kunden können den Website-Assistenten von Swiftpilot auf ihren Websites einbinden. Im Chatfenster weist er darauf hin, dass eine KI antwortet. Verantwortlich für die Gespräche ist der Kunde; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag. Damit Sie nachvollziehen können, was dabei geschieht:

Im Browser speichert der Assistent eine zufällige Kennung (swiftpilot.browser) im lokalen Speicher, bis Sie sie löschen, damit der Server die offenen Gespräche eines Browsers zählen kann, und für die Dauer des Browser-Tabs den Schlüssel und die Kennung des laufenden Gesprächs. Cookies setzt er nicht.

Im Arbeitsbereich des Kunden werden die Nachrichten und Antworten gespeichert, dazu je Sitzung IP-Adresse und Browserangabe (User-Agent), ein Hashwert der Kennung des Browsers und der Pfad der Seite, auf der das Gespräch begann, ohne Parameter. Was Sie in einer Kontaktanfrage angeben, Dateien, die Sie hochladen, und Bewertungen von Antworten kommen dazu. Die IP-Adresse dient dazu, die Zahl der Anfragen zu begrenzen und Missbrauch abzuwehren; meldet die Moderation eine Nachricht, kann der Absender mit IP-Adresse und Sitzungsschlüssel gesperrt werden, voreingestellt für 15 Minuten oder 24 Stunden. Beendete Sperren löscht der Arbeitsbereich 90 Tage nach ihrem Ende.

Wie lange die Gespräche gespeichert bleiben, legt der Kunde fest: zwischen 30 und 1.095 Tagen nach dem Ende des Gesprächs oder bis er sie löscht.

Damit Agenten, der Website-Assistent und der Pilot antworten und Aufgaben erledigen können, senden die Arbeitsbereiche die Anweisungen des Agenten, den Verlauf des Gesprächs mit dem Text und den Bildern hochgeladener Dateien und passende Auszüge aus dem Wissen an Sprachmodelle von Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland, mit Verarbeitung durch Anthropic, PBC in den USA). Auch Zusammenfassungen, Übersetzungen, Auswertungen für Dashboards und die Antwortprüfung laufen über diese Modelle.

Für die Suche im Wissen berechnet OpenAI (OpenAI Ireland Ltd, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland, mit Verarbeitung durch OpenAI OpCo, LLC in den USA) Embeddings der Texte in Wissenssammlungen und der Nachrichten, zu denen ein Agent Wissen sucht. Ist die Moderation eingeschaltet, was die Voreinstellung ist, prüft der Moderationsdienst von OpenAI die Nachrichten von Website-Besuchern, bevor der Assistent antwortet.

Die an diese Anbieter gesendeten Daten werden in den USA verarbeitet. Grundlage der Übermittlung sind Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die Anbieter verarbeiten die Daten in unserem Auftrag.

Organisationen, die ein Paket buchen, zahlen über Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland) mit Karte. Karten- und Zahlungsdaten geben Sie auf den Seiten von Stripe ein; sie erreichen unsere Server nicht. Dort geben Sie auch Firma, Rechnungsanschrift und, falls vorhanden, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an, nach denen Stripe die Umsatzsteuer berechnet. Wir übermitteln an Stripe die E-Mail-Adresse, die Sprache, den Namen des Arbeitsbereichs mit seiner Adresse auf swiftpilot.ai und das gewählte Paket. Bei uns gespeichert sind die Kennungen von Kunde und Abonnement bei Stripe und, für Kunden in Deutschland, jede Rechnung als E-Rechnung (XRechnung) mit Firma, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und den letzten vier Ziffern der Karte, für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist; die übrigen Rechnungen und die hinterlegte Karte zeigt das Konto direkt von Stripe an.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Stripe verarbeitet Zahlungsdaten auch in eigener Verantwortung, etwa um Betrug zu verhindern, und kann Daten an Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US-Datenschutzrahmen (Art. 45 DSGVO), nach dem Stripe, Inc. zertifiziert ist.

Rechnungen und andere Buchungsbelege bewahren wir für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO).

Wir senden E-Mails, die zum Dienst gehören: Bestätigungen von Anfragen, Einladungen, Links zum Zurücksetzen des Passworts, die Begrüßung in einem neuen Arbeitsbereich und Hinweise zum Testzeitraum, zu Zahlungen, zur Laufzeit, zum automatischen Aufladen, zum belegten Speicher, zu neuen Fassungen der AGB und des Vertrags zur Auftragsverarbeitung und zur Löschung von Daten. Auch die Arbeitsbereiche senden E-Mails, etwa Benachrichtigungen an ihre Mitglieder, Kontaktanfragen an das Team des Kunden und auf Wunsch eines Besuchers den Verlauf seines Gesprächs. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Diese E-Mails versenden wir über den Mailserver von Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), der sie in unserem Auftrag zustellt. Hat ein Kunde einen eigenen Mailserver eingerichtet, gehen die E-Mails seines Arbeitsbereichs über diesen. Google kann Daten an Google LLC in den USA übermitteln; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US-Datenschutzrahmen (Art. 45 DSGVO), nach dem Google LLC zertifiziert ist.

Kunden können ihre Arbeitsbereiche mit anderen Diensten verbinden, etwa mit HubSpot, Slack, Microsoft Teams, Calendly, Webex, eigenen Datenbanken, Postfächern und Kalendern oder über Webhooks. Daten fließen dorthin nur, wenn ein Kunde die Verbindung einrichtet; der Kunde entscheidet, welcher Dienst welche Daten erhält. Diese Anbieter sind nicht unsere Auftragsverarbeiter.

Für die Anmeldung bei diesen Diensten leitet das Swiftpilot-Konto die Antwort des Anbieters an den Arbeitsbereich weiter, ohne die Zugangsschlüssel selbst zu speichern. Der Arbeitsbereich speichert sie verschlüsselt.

Wenn ein Kunde seine Website als Wissen einbindet, ruft der Arbeitsbereich deren Seiten ab. Er meldet sich dabei als „SwiftpilotBot“ und hält sich an die Regeln der robots.txt der Website.

Protokolle, Fehlerberichte und Kennzahlen unserer Server und Anwendungen erfassen wir auf unseren Servern bei Hetzner; Dienste Dritter für Fehlerverfolgung, Protokolle oder Analyse setzen wir nicht ein. Protokolle können IP-Adressen und E-Mail-Adressen enthalten. Wir nutzen sie, um Störungen zu erkennen und zu beheben und Missbrauch abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Anwendungen bewahren ihre Protokolldateien höchstens 30 Tage auf, Fehlerberichte 90 Tage nach ihrem letzten Auftreten.

Wir sichern die Datenbanken des Kontos und der Arbeitsbereiche jede Nacht in den Speicher von Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein; jede Sicherung wird nach 90 Tagen gelöscht. Neue Dateien der Arbeitsbereiche kopieren wir innerhalb einer Stunde in einen zweiten Speicher in Falkenstein. Beide Speicher für Dateien bewahren die vorige Fassung einer ersetzten oder gelöschten Datei 30 Tage auf. Was Sie oder ein Kunde löschen, bleibt deshalb bis zu 90 Tage in älteren Sicherungen und, bei Dateien, bis zu 30 Tage als frühere Fassung erhalten.

Wir speichern personenbezogene Daten, solange es für den jeweiligen Zweck nötig ist, und löschen sie danach, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht:

Anfragen für einen Testzugang: bis die Anfrage erledigt ist, längstens ein Jahr nach ihrer letzten Bearbeitung.

Swiftpilot-Konto: bis Sie die Löschung verlangen; gehört es zu keiner Organisation mehr, ein Jahr nach der letzten Anmeldung.

Arbeitsbereiche: Endet ein Arbeitsbereich oder ein Testzeitraum ohne Buchung, bewahren wir die Daten noch 90 Tage auf, damit der Kunde den Arbeitsbereich wieder aufnehmen kann. 14 Tage vor der Löschung erinnern wir die Administratoren der Organisation per E-Mail. Danach löschen wir die Daten des Arbeitsbereichs mit seinen Sicherungen und seinen Dateien, mit allen früheren Fassungen.

Gelöschte Inhalte: bis zu 90 Tage in den Sicherungen der Datenbanken; gelöschte oder ersetzte Dateien 30 Tage als frühere Fassung.

Nachweis der Annahme von AGB und AVV, mit der Organisation und ihren Konten: drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem ihr letzter Vertrag endete. Protokoll der Änderungen an Organisationen und Arbeitsbereichen in unserer Verwaltung: drei Jahre.

Benachrichtigungen an Mitglieder eines Arbeitsbereichs: 90 Tage.

Rechnungen und Buchungsbelege: für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Schreiben Sie dazu an datenschutz@swiftpilot.ai.

Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

Die Angaben, die ein Formular als Pflichtangaben kennzeichnet, brauchen wir, um eine Anfrage zu bearbeiten oder ein Konto einzurichten. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.