Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Dieser Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO gilt zwischen dem Unternehmen, das Swiftpilot nutzt (Kunde, Verantwortlicher), und der WSK Software GmbH, Wupperstr. 15, 42897 Remscheid, Deutschland (Swiftpilot, Auftragsverarbeiter).

Er ist Teil des Vertrags über die Nutzung von Swiftpilot (Hauptvertrag) und gilt für alle Leistungen, bei denen Swiftpilot personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet. Widersprechen sich Hauptvertrag und dieser Vertrag in einer Frage des Datenschutzes, gilt dieser Vertrag.

Für Daten, über deren Verarbeitung Swiftpilot selbst entscheidet, etwa das Swiftpilot-Konto, die Abrechnung und Anfragen über die Website, gilt dieser Vertrag nicht. Dafür gilt die Datenschutzerklärung von Swiftpilot.

Maßgeblich ist die deutsche Fassung dieses Vertrags; die englische Fassung ist eine Übersetzung.

(1) Swiftpilot stellt dem Kunden Swiftpilot als Dienst über das Internet bereit. Gegenstand dieses Vertrags sind die personenbezogenen Daten, die der Kunde, seine Nutzer und die Besucher seiner Websites in die Arbeitsbereiche des Kunden geben, die dort im Auftrag des Kunden entstehen oder die der Kunde aus verbundenen Systemen abruft.

(2) Dieser Vertrag gilt, solange der Hauptvertrag besteht, und darüber hinaus, bis Swiftpilot die Daten des Kunden nach § 13 gelöscht hat.

(1) Swiftpilot betreibt für den Kunden Arbeitsbereiche, jeden mit eigener Datenbank, und erbringt darin die Leistungen des Hauptvertrags. Dazu gehören insbesondere:

a) das Speichern und Sichern der Daten des Arbeitsbereichs: in seiner Datenbank und, für Dateien wie Dokumente im Wissen und Anhänge in Gesprächen, beim Pilot und in eingehenden E-Mails, verschlüsselt in einem Objektspeicher mit einer Kopie an einem zweiten Standort;

b) der Website-Assistent, der Besuchern auf den Websites des Kunden antwortet, Kontaktanfragen entgegennimmt und Nachrichten auf Wunsch des Kunden moderiert, mit der Möglichkeit, Absender zu sperren;

c) Agenten und der Pilot, die mit Sprachmodellen antworten und Aufgaben erledigen, auch als Schritte in Abläufen, sowie Hintergrundarbeit wie Zusammenfassungen, Übersetzungen, Auswertungen für Dashboards und die Antwortprüfung;

d) Wissenssammlungen: Speichern von Dokumenten und von Seiten, die Swiftpilot auf Wunsch des Kunden von dessen Websites abruft und als Text in der Datenbank ablegt, Aufteilen der Texte in Abschnitte und Berechnen von Vektordarstellungen (Embeddings) für die Suche;

e) Abläufe und ihre Läufe, der Arbeitskorb mit Freigaben und Kontaktanfragen, Dashboards und das Protokoll der Änderungen;

f) die Verbindungen zu Systemen, die der Kunde anbindet, das Lesen von E-Mails aus Postfächern, die er verbindet, und die E-Mails, die der Arbeitsbereich versendet, etwa Benachrichtigungen, Einladungen und auf Wunsch eines Besuchers den Verlauf seines Gesprächs;

g) Fehleranalyse und Support auf Anfrage des Kunden.

(2) Die Verarbeitung umfasst das Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Anpassen, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Übermitteln an die Unterauftragsverarbeiter nach Anlage 2, Abgleichen, Einschränken und Löschen.

(3) Swiftpilot verarbeitet die Daten nur, um diese Leistungen zu erbringen. Swiftpilot nutzt sie nicht für eigene Zwecke, nicht für Werbung und nicht, um KI-Modelle zu trainieren. Für Abrechnung und Betrieb übermittelt ein Arbeitsbereich der Verwaltung von Swiftpilot nur Kennzahlen ohne Inhalte, etwa die Zahl der Gespräche, die gezählten Vorgänge und den Verbrauch von KI-Budget je Modell im Abrechnungszeitraum, die Zahl der Nutzer und der Dokumente sowie Kennung und Größe gespeicherter Dateien, nicht ihre Namen.

(1) Welche Daten verarbeitet werden, bestimmt der Kunde: mit dem, was er und seine Nutzer in die Arbeitsbereiche geben, mit den Systemen, die er verbindet, und mit den Einstellungen seiner Agenten. Typischerweise sind das:

a) Daten der Nutzer: Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort als Hashwert, Rollen und Rechte, Sprache, Benachrichtigungen und die Einstellungen dazu, Zeitpunkte der Anmeldung;

b) Gespräche: Nachrichten von Besuchern und Nutzern, Antworten der Agenten, Zusammenfassungen, Übersetzungen, Bewertungen von Antworten und hochgeladene Dateien;

c) Kontaktanfragen: was Besucher im Gespräch angeben, etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anliegen;

d) technische Daten der Besucher: IP-Adresse und Browserangabe (User-Agent) jeder Sitzung, ein Hashwert der zufälligen Kennung des Browsers, ein Sitzungsschlüssel, der Pfad der Seite, auf der das Gespräch begann, und bei einer Sperre die IP-Adresse und der Sitzungsschlüssel des gesperrten Absenders;

e) Inhalte von Wissenssammlungen, Abläufen und Dashboards, E-Mails aus verbundenen Postfächern mit ihren Anhängen sowie Daten aus verbundenen Systemen, soweit sie personenbezogene Daten enthalten;

f) Protokolldaten: wer wann was geändert hat, mit IP-Adresse, Läufe von Abläufen und Fehlerberichte.

(2) Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand der Leistungen. Besucher und Nutzer können solche Daten aber in freien Text schreiben. Swiftpilot verarbeitet sie dann wie die übrigen Inhalte; ob der Kunde sie verarbeiten darf, beurteilt der Kunde.

a) Beschäftigte und andere Nutzer des Kunden, die Zugang zu seinen Arbeitsbereichen haben;

b) Besucher der Websites des Kunden, die den Website-Assistenten nutzen;

c) Kunden, Interessenten, Bewerber, Geschäftspartner und andere Personen, deren Daten der Kunde in Wissenssammlungen, Abläufe oder verbundene Systeme gibt;

d) Ansprechpartner in den Systemen, die der Kunde verbindet.

(1) Swiftpilot verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, auch bei einer Übermittlung in ein Drittland, es sei denn, Swiftpilot ist nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats zur Verarbeitung verpflichtet. In diesem Fall teilt Swiftpilot dem Kunden diese Pflicht vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.

(2) Die Weisungen des Kunden ergeben sich aus dem Hauptvertrag, aus diesem Vertrag und aus den Einstellungen, die der Kunde in seinen Arbeitsbereichen vornimmt, etwa zur Aufbewahrung, zur Moderation, zu Rollen und Rechten und zu verbundenen Systemen. Weitere Weisungen erteilen die Administratoren der Organisation des Kunden in Textform an datenschutz@swiftpilot.ai.

(3) Hält Swiftpilot eine Weisung für einen Verstoß gegen Datenschutzrecht, teilt Swiftpilot das dem Kunden unverzüglich mit. Swiftpilot darf die Ausführung aussetzen, bis der Kunde die Weisung bestätigt oder ändert.

(1) Swiftpilot setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, und weist sie in den Datenschutz ein.

(2) Diese Personen greifen auf Inhalte der Arbeitsbereiche nur zu, soweit es für den Betrieb, für die Behebung von Störungen oder für eine Anfrage des Kunden nötig ist.

(1) Swiftpilot trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 1 beschrieben sind.

(2) Swiftpilot darf die Maßnahmen an den Stand der Technik anpassen, solange das Schutzniveau nicht sinkt. Wesentliche Änderungen dokumentiert Swiftpilot in Anlage 1.

(1) Swiftpilot unterstützt den Kunden mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei, Anträge betroffener Personen nach Kapitel III DSGVO zu beantworten, etwa auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

(2) In den Arbeitsbereichen kann der Kunde dazu Gespräche mit ihren Kontaktanfragen und Dateien einsehen, exportieren und löschen und festlegen, nach wie vielen Tagen Gespräche automatisch gelöscht werden. Wo das nicht genügt, hilft Swiftpilot auf Anfrage.

(3) Wendet sich eine betroffene Person mit einem Anliegen zu Daten des Kunden an Swiftpilot, leitet Swiftpilot es unverzüglich an den Kunden weiter und beantwortet es nicht selbst, es sei denn, der Kunde weist Swiftpilot dazu an.

Swiftpilot unterstützt den Kunden unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der Swiftpilot vorliegenden Informationen bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde und an betroffene Personen, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei der vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde. Swiftpilot stellt dazu insbesondere die Informationen aus diesem Vertrag und seinen Anlagen bereit und beantwortet Rückfragen.

(1) Swiftpilot meldet dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Daten des Kunden betrifft, unverzüglich, nachdem Swiftpilot von ihr Kenntnis erlangt hat.

(2) Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Art der Verletzung, die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen, die ergriffenen und vorgeschlagenen Maßnahmen und eine Ansprechperson. Was noch nicht bekannt ist, reicht Swiftpilot nach, sobald es vorliegt.

(3) Swiftpilot sendet Meldungen und andere Mitteilungen nach diesem Vertrag an die E-Mail-Adressen der Administratoren der Organisation des Kunden im Swiftpilot-Konto.

(1) Der Kunde erteilt Swiftpilot die allgemeine Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Die Unterauftragsverarbeiter, die Swiftpilot bei Abschluss dieses Vertrags einsetzt, stehen in Anlage 2; ihrem Einsatz stimmt der Kunde zu.

(2) Swiftpilot informiert den Kunden mindestens 30 Tage vorher, wenn Swiftpilot einen Unterauftragsverarbeiter hinzunehmen oder ersetzen will, und aktualisiert Anlage 2 auf dieser Seite. Der Kunde kann der Änderung innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Kann Swiftpilot dem Widerspruch nicht mit zumutbarem Aufwand abhelfen, können beide Parteien die betroffenen Leistungen zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

(3) Swiftpilot erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich die Datenschutzpflichten dieses Vertrags auf, insbesondere hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Erfüllt ein Unterauftragsverarbeiter seine Pflichten nicht, haftet Swiftpilot dem Kunden dafür wie für eigenes Handeln.

(4) Keine Unterauftragsverarbeiter im Sinne dieses Vertrags sind Anbieter, deren Dienste der Kunde selbst mit seinen Arbeitsbereichen verbindet, etwa HubSpot, Slack, Microsoft Teams, Calendly, Webex, eigene Datenbanken, Postfächer, Mailserver und Kalender, Webhooks oder eigene Werkzeuge. Daten fließen dorthin nur, wenn der Kunde die Verbindung einrichtet; das Verhältnis zu diesen Anbietern regelt der Kunde selbst. Ebenfalls keine Unterauftragsverarbeiter sind Anbieter, die Swiftpilot für eigene Zwecke einsetzt, etwa Stripe für die Zahlung.

(1) Swiftpilot speichert die Daten der Arbeitsbereiche, ihre Dateien und ihre Sicherungen in Rechenzentren in Deutschland (Nürnberg und Falkenstein).

(2) Daten werden in ein Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nur übermittelt, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 bis 49 DSGVO erfüllt sind. Die Übermittlungen und ihre Grundlage stehen in Anlage 2. Die Sprachmodelle, die Antworten schreiben, und die Dienste für Embeddings und Moderation verarbeiten die an sie gesendeten Daten in den USA.

(1) Während der Laufzeit löscht der Kunde Daten selbst in seinen Arbeitsbereichen oder legt fest, nach wie vielen Tagen Gespräche automatisch gelöscht werden. Was er löscht, bleibt bis zu 90 Tage in den Sicherungen der Datenbank und, bei Dateien, 30 Tage als frühere Fassung im Objektspeicher erhalten; danach wird es gelöscht.

(2) Endet der Hauptvertrag, auch ein Testzeitraum ohne Buchung, oder ein Arbeitsbereich, bewahrt Swiftpilot die Daten des Arbeitsbereichs noch 90 Tage auf, damit der Kunde ihn wieder aufnehmen oder seine Daten zurückerhalten kann. Auf Wunsch des Kunden übergibt Swiftpilot ihm innerhalb dieser Frist eine Kopie der Datenbank des Arbeitsbereichs und, solange er pausiert, seiner Dateien; die Dateien eines Arbeitsbereichs, den er selbst entfernt, lädt der Kunde vorher herunter. 14 Tage vor der Löschung erinnert Swiftpilot die Administratoren der Organisation per E-Mail.

(3) Nach Ablauf der Frist löscht Swiftpilot die Daten des Arbeitsbereichs mit seinen Sicherungen und seinen Dateien, mit allen früheren Fassungen an beiden Speicherorten. Auf Wunsch des Kunden löscht Swiftpilot sie früher.

(4) Daten, die Swiftpilot nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats aufbewahren muss, löscht Swiftpilot erst nach Ablauf dieser Pflicht.

(1) Swiftpilot stellt dem Kunden auf Anfrage alle Informationen zur Verfügung, die nötig sind, um die Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO und diesem Vertrag nachzuweisen.

(2) Der Kunde oder ein von ihm beauftragter, zur Verschwiegenheit verpflichteter Prüfer kann die Einhaltung kontrollieren, auch vor Ort. Der Kunde kündigt eine Kontrolle mit angemessener Frist an und nimmt Rücksicht auf den Betrieb und auf die Vertraulichkeit der Daten anderer Kunden. Swiftpilot kann Nachweise auch durch aktuelle Prüfberichte oder Bescheinigungen unabhängiger Stellen erbringen.

(1) Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die Verarbeitung rechtmäßig ist, insbesondere für die Rechtsgrundlage, für die Information der betroffenen Personen und für die Rechte, die er Nutzern in seinen Arbeitsbereichen gibt.

(2) Setzt der Kunde den Website-Assistenten auf seiner Website ein, informiert er die Besucher in seiner Datenschutzerklärung darüber. Der Website-Assistent speichert im Browser des Besuchers eine zufällige Kennung des Browsers und, für die Dauer des Browser-Tabs, den Sitzungsschlüssel des Gesprächs; ob dafür eine Einwilligung nötig ist, beurteilt der Kunde.

(3) Der Kunde teilt Swiftpilot unverzüglich mit, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung feststellt.

(1) Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Haftungsregeln des Hauptvertrags.

(2) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform.

(3) Ist eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

(4) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Swiftpilot trifft die folgenden Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.

Zutritt: Die Server, der Speicher für Dateien und der Speicher für Sicherungen stehen in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland, die den Zutritt zu den Rechenzentren kontrolliert.

Zugang zu den Servern und zur Verwaltung: Anmeldungen an den Servern sind nur mit SSH-Schlüsseln möglich, nicht mit Passwörtern. Die Verwaltung von Swiftpilot erreichen Mitarbeiter nur mit eigenem Konto, einem Code aus einer Authenticator-App als zweitem Faktor und den Rechten ihrer Rolle; Anmeldungen dort werden mit IP-Adresse protokolliert.

Zugang zu Swiftpilot: Jeder Nutzer meldet sich mit eigenem Zugang an. Passwörter werden nur als Hashwert (BCrypt) gespeichert. Nach fünf Fehlversuchen ist die Anmeldung für 15 Minuten gesperrt. Nach dem Passwort kann ein Code aus einer Authenticator-App verlangt werden; die Organisation kann das für ihre Administratoren und alle Nutzer ihrer Arbeitsbereiche vorschreiben. Anmeldungen in Arbeitsbereichen gelten 60 Minuten und werden danach mit einem Schlüssel erneuert, der nur als Hashwert gespeichert wird. Die Sitzung des Swiftpilot-Kontos liegt in einem Cookie, das Skripte im Browser nicht lesen können und das nur über verschlüsselte Verbindungen und nur an das Konto gesendet wird.

Zugriff: Was ein Nutzer in einem Arbeitsbereich sieht und ändern darf, legt der Kunde mit Rollen und Rechten fest. Der Pilot kann nur, was der Nutzer selbst darf. Auf Wunsch gibt eine zweite Person Änderungen an Agenten, Abläufen und Wissen frei. Datenbanken des Kunden bindet Swiftpilot nur lesend und nur mit den Tabellen und Spalten an, die der Kunde freigibt.

Zugriffe durch Swiftpilot: Mitarbeiter von Swiftpilot melden sich nicht als Nutzer des Kunden in Arbeitsbereichen an. Eine Kopie der Datenbank oder der Dateien eines Arbeitsbereichs geben sie nur auf Anfrage eines Administrators der Organisation heraus. Jede solche Kopie führt das Swiftpilot-Konto der Organisation mit Zeitpunkt, Mitarbeiter und Anfrage auf, der Verlauf eines laufenden Arbeitsbereichs ebenso, und die Administratoren der Organisation erhalten eine E-Mail.

Trennung: Jeder Arbeitsbereich läuft in einem eigenen Bereich (Namespace) des Clusters mit eigener Datenbank und eigenem Speicher. Netzwerkregeln lassen eingehende Verbindungen zu einem Arbeitsbereich nur über den Eingang des Clusters zu; die Datenbank erreicht nur die Anwendung des Arbeitsbereichs und die Verwaltung von Swiftpilot für die Sicherung. Die Dateien aller Arbeitsbereiche liegen in einem gemeinsamen, nicht öffentlichen Objektspeicher, jede im Bereich ihres Arbeitsbereichs; die Verwaltung von Swiftpilot gibt einem Arbeitsbereich nur seine eigenen Dateien frei.

Verschlüsselung: Jede Verbindung zu Swiftpilot ist mit TLS verschlüsselt. Zugangsdaten zu Systemen des Kunden speichert jeder Arbeitsbereich verschlüsselt, mit einem eigenen Schlüssel, der wiederum mit einem eigenen Zertifikat des Arbeitsbereichs verschlüsselt ist. Seine Dateien verschlüsselt jeder Arbeitsbereich, bevor sie ihn verlassen, mit AES-256-GCM, jede Datei mit einem eigenen Schlüssel, den der Schlüsselbund des Arbeitsbereichs schützt. Den Schlüssel zum Objektspeicher hat nur die Verwaltung von Swiftpilot, kein Arbeitsbereich; sie gibt jedes Hochladen und Lesen einer Datei einzeln und nur für wenige Minuten frei und löscht Dateien selbst.

Weitergabe: Daten verlassen die Server nur zu den Unterauftragsverarbeitern nach Anlage 2, über verschlüsselte Verbindungen, und zu den Systemen, die der Kunde verbindet.

Eingabe: Änderungen in einem Arbeitsbereich werden mit Person und Zeitpunkt protokolliert; der Kunde kann das Protokoll einsehen und exportieren. Auch automatische Löschungen nach der Aufbewahrungsfrist werden protokolliert.

Schutz vor Missbrauch: Der Website-Assistent nimmt Nachrichten nur von den Websites an, die der Kunde für ihn freigibt, begrenzt die Zahl der Anfragen und kann Nachrichten vor der Antwort moderieren und Absender sperren.

Sicherungen: Swiftpilot sichert die Datenbank jedes Arbeitsbereichs jede Nacht in einen nicht öffentlichen Speicher (Hetzner Object Storage, Rechenzentrum Falkenstein), getrennt von den Servern in Nürnberg. Den Schlüssel zu diesem Speicher hat nur die Verwaltung von Swiftpilot, kein Arbeitsbereich. Jede Sicherung wird nach 90 Tagen gelöscht.

Dateien: Jede neue Datei kopiert Swiftpilot innerhalb einer Stunde in einen zweiten, nicht öffentlichen Objektspeicher im Rechenzentrum Falkenstein, sodass der Verlust eines Standorts keine Datei kostet. Beide Speicher bewahren die vorige Fassung einer ersetzten oder gelöschten Datei 30 Tage auf, damit sich Fehler rückgängig machen lassen; danach wird sie gelöscht.

Wiederherstellung: Für die Wiederherstellung gibt es ein dokumentiertes Verfahren, das Swiftpilot nach Änderungen an den Sicherungen erprobt.

Überwachung: Swiftpilot prüft den Zustand jedes Arbeitsbereichs alle fünf Minuten und wird bei Störungen benachrichtigt. Kennzahlen der Server und Anwendungen werden auf den Servern von Swiftpilot erfasst, nicht bei Dritten.

Belastbarkeit: Jeder Arbeitsbereich hat feste Grenzen für Rechenleistung und Speicher, damit ein Arbeitsbereich die anderen nicht beeinträchtigt.

Löschung: Der Kunde legt fest, nach wie vielen Tagen (30 bis 1.095) Gespräche mit ihren Nachrichten, Zusammenfassungen, Kontaktanfragen und Dateien, Gespräche mit dem Pilot und abgeschlossene Abläufe automatisch gelöscht werden; einzelne Einträge löscht er jederzeit. Das Protokoll des Arbeitsbereichs löscht Swiftpilot nach einem Jahr, beendete Sperren von Absendern mit ihren IP-Adressen 90 Tage nach ihrem Ende und Zustellungen von Webhooks mit ihren Inhalten 30 Tage nach dem Versand. Gelöschtes bleibt bis zu 90 Tage in den Sicherungen der Datenbank und, bei Dateien, 30 Tage als frühere Fassung erhalten. Nach dem Ende eines Arbeitsbereichs gilt § 13.

Datensparsamkeit: Der Website-Assistent sendet nur den Pfad der aufgerufenen Seite, ohne Parameter, und setzt keine Cookies.

Überprüfung: Jede Änderung an Swiftpilot durchläuft vor der Auslieferung automatische Tests. Swiftpilot überprüft die Maßnahmen dieser Anlage regelmäßig und passt sie an.

Swiftpilot setzt die folgenden Unterauftragsverarbeiter ein.

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Zweck: Server, Speicher und Netzwerk für Swiftpilot und alle Arbeitsbereiche (Rechenzentrum Nürnberg), Objektspeicher für die Dateien der Arbeitsbereiche (Rechenzentrum Nürnberg) mit ihrer Kopie (Rechenzentrum Falkenstein) und Speicher der Sicherungen (Rechenzentrum Falkenstein). Ort der Verarbeitung: Deutschland.

Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland, mit Verarbeitung durch Anthropic, PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA. Zweck: Sprachmodelle für die Antworten der Agenten und des Website-Assistenten, für den Pilot, für Agentenschritte in Abläufen und für Hintergrundarbeit wie Zusammenfassungen, Übersetzungen, Auswertungen für Dashboards und die Antwortprüfung. Dafür gehen die Anweisungen des Agenten, der Verlauf des Gesprächs mit Text und Bildern hochgeladener Dateien und passende Auszüge aus dem Wissen an das Modell. Ort der Verarbeitung: USA. Grundlage der Übermittlung: Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

OpenAI Ireland Ltd, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland, mit Verarbeitung durch OpenAI OpCo, LLC, 1455 3rd Street, San Francisco, CA 94158, USA. Zweck: Embeddings der Texte in Wissenssammlungen und der Nachrichten, zu denen ein Agent passendes Wissen sucht, und, wenn die Moderation eingeschaltet ist (Voreinstellung), die Prüfung der Nachrichten von Website-Besuchern vor der Antwort. Ort der Verarbeitung: USA. Grundlage der Übermittlung: Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zweck: Versand der E-Mails, die Swiftpilot und die Arbeitsbereiche über den Mailserver von Swiftpilot senden, über Google Workspace. E-Mails über einen eigenen Mailserver des Kunden sind nicht betroffen. Ort der Verarbeitung: EU und USA (Google LLC). Grundlage der Übermittlung: Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US-Datenschutzrahmen (Art. 45 DSGVO), für den Google LLC zertifiziert ist, und Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).